Varning för okontrollerad informationsspridning!

Många företag saknar en central plats för att samla all affärskritisk information. Dessutom saknas ofta en strategi för hur denna information ska hållas uppdaterad. Och om viktiga beslut bygger på uppgifter som är ofullständiga, inaktuella eller helt enkelt felaktiga utsätts hela verksamheten för risker.

Övervinn instinkten att hamstra information

Dagens teknik har inte bara lett till förväntad informationsöverbelastning, utan även informationsfragmentering. ”Under en vanlig dag på jobbet tar jag emot information via vanlig telefon, mobilen, e-post, SMS, MMS, telefonsvarare, LinkedIn, Skype och Facebook”, säger Johan Lindqvist, PARs International Business Manager.

”Det finns ingen central plats där jag kan samla informationskällorna och även om det skulle finnas en sådan plats skulle jag behöva nå den platsen oavsett var jag befinner mig.”

Om informationshantering är så pass svår för en enskild person, hur kan då ett företag hantera det? Sanningen är att de flesta företag inte gör det. En stor del av verksamhetens information – som är dess intellektuella egendom – finns inte samlad i verksamheten över huvud taget. Informationen finns på mobiltelefoner, smartphones, bärbara datorer eller i medarbetarnas huvuden.

Det finns ingen central plats där jag kan samla informationskällorna och även om det skulle finnas en sådan plats skulle jag behöva nå den platsen oavsett var jag befinner mig.

Registreringen av arbetsrelaterad kommunikation, som kan vara av yttersta vikt för affärsintegriteten – i synnerhet vid tvister – lagras ofta på anställdas online-konton där informationen sparas tillfälligt, eller går på ett mystiskt sätt förbi företagets servrar eftersom informationen skickats från en icke-synkroniserad mobil enhet.

Beslutstagande

Denna situation är allvarlig nog när den påverkar den dagliga verksamheten, men allteftersom CRM-system blir mer sofistikerade använder företagen inte enbart systemen för datalagring. De använder sina CRM-system för att göra försäljningsprognoser, planera produktionen och lagerhållningen, beräkna bemanningen och testa verksamhetens stabilitet.

Om dessa viktiga beslut bygger på uppgifter som är ofullständiga, inaktuella eller helt enkelt felaktiga utsätts hela verksamheten för risker. Det kommer heller inte som någon överraskning att förmågan att ständigt lagra mer och mer information inte löser problemet. Hos PAR ser vi att omkring 40% av företagens databaser i regel innehåller felaktigheter oavsett databasernas storlek.

”Informationsstrategi handlar inte om att finna utrymme för att lagra alla dessa uppgifter,” säger PARs International Product Director, Per Löfgren. ”Lagringutrymme är billigt och man kan alltid skaffa mer. Det är som att hänga in mer och mer kläder i garderoben och sedan köpa en till garderob när den första blir full. Det känns som om man har mängder med kläder, men i själva fallet är de flesta plaggen redan omoderna eller passar inte längre.

”Metoden att använda mer utrymme innebär att man börjar använda den nya garderoben i stället för den gamla, samtidigt som den gamla garderoben tas med i beräkningen när du samlar ihop alla dina kläder. Det är precis på det här sättet som många företag hanterar sin information.”

Informationsstrategi grundläggande sju punkter

På PAR anser vi att nyckeln till problemet är att utveckla en informationsstrategi. På samma sätt som vi har strategier för att hantera budgetar, försäljning, tillväxt och välbefinnandet av våra anställda måste vi använda en strategisk metod för att hantera vår information.

Starten till en framgångrisk informationsstrategi är att ställa sju nyckelfrågor:

  • Vilken information måste vi ha?
  • Har vi redan delar av denna information eller måste vi söka fram den?
  • Om vi har den, var finns den?
  • Om vi vet var den finns, hur pass korrekt är den?
  • Om vi måste söka den, hur gör vi det?
  • När vi väl har sammanställt informationen, hur håller vi den aktuell?
  • Hur lägger vi till relevant information och tar bort irrelevant information?

Genom att arbeta enligt denna plan kan du börja utveckla en informationsstrategi som kommer att lyfta verksamheten. Och det är inte enkelt eftersom vi måste övervinna människans naturliga motvilja att dela med sig av sådant som man värdesätter.

Informationsstrategi handlar inte om att finna utrymme för att lagra alla dessa uppgifter.

Integration

Integrationen av all information i företaget bör vara ett uppnåeligt mål, men många envisas med att hamstra information på egna sätt i stället för att använda en central lagringsplats.

Det är en naturlig instinkt som vi endast kan övervinna om vi kan visa våra anställda att det finns ett äkta värde i att centralisera informationen och att informationen i sig är riktig. Därför har vi på PAR gjort omfattande investeringar i att integrera våra databaser med de vanligaste CRM-systemen.

Integrationen utgör en sömlös länk mellan ert CRM-system och den mest aktuella och uppdaterade informationen på den europeiska marknaden. Du kan rensa, lägga till och uppdatera information som du förfogar över och även övervaka den automatiskt och hitta prospects och nya kunder inom den europeiska affärsvärlden.

Äntligen finns det en central informationspunkt som fungerar för alla.

Nu har det blivit enklare att rensa ut garderoben!

Vill du veta mer?

Hör av dig till oss på PAR idag på 08-775 36 00 eller fyll i vårt kontaktformulär.

blog comments powered by Disqus

Läsvärt

Mitt PAR

Logga in

x